비즈니스 환경에서 전화 회의는 효율적인 커뮤니케이션 수단입니다. 일본어로 전화 회의를 진행할 때는 명확하고 정중한 표현을 사용하여 원활한 소통을 이끌어내는 것이 중요합니다. 이 글에서는 일본어 전화 회의에서 유용하게 사용할 수 있는 핵심 표현과 효과적인 회의 진행 요령을 소개합니다.
1. 회의 시작할 때 기본적인 인사(本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます)
회의 시작 시 첫인사는 매우 중요합니다. "本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます"는 "오늘 바쁘신 와중에 시간을 내주셔서 감사합니다"라는 의미로, 참가자들에게 감사를 표하는 기본적인 인사 표현입니다.
이 표현을 사용할 때에는 다음과 같은 점에 유의해야 합니다.
- 참가자들의 이름을 정확하게 언급하며 감사를 표하는 것이 좋습니다.
- 참가자들의 시간을 소중히 생각하고 있다는 점을 전달하는 것이 좋습니다.
- 간결하고 명료한 목소리로 인사를 건네는 것이 좋습니다.
예를 들어, "皆様、本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。〇〇株式会社の田中です。本日の会議を始めさせていただきます"와 같이 말할 수 있습니다.
2. 회의 진행 안내(本日のアジェンダをご確認ください)
회의 시작 후에는 회의 진행 순서와 내용을 안내하는 것이 중요합니다. "本日のアジェンダをご確認ください"는 "오늘의 안건을 확인해 주십시오"라는 의미로, 참가자들에게 회의 내용을 안내하는 표현입니다.
이 표현을 사용할 때에는 다음과 같은 점에 유의해야 합니다.
- 안건을 미리 공유하고 참가자들이 숙지할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
- 각 안건에 대한 예상 소요 시간을 안내하여 회의 진행을 원활하게 하는 것이 좋습니다.
- 참가자들에게 질문이나 의견 제시 기회를 제공하는 것이 좋습니다.
예를 들어, "本日のアジェンダは〇〇、〇〇、〇〇の3点です。各項目について〇分程度で議論したいと考えております。ご質問やご意見があれば、いつでもおっしゃってください"와 같이 말할 수 있습니다.
3. 의견을 묻는 표현(〇〇さんのご意見をお聞かせください)
회의 진행 중에는 참가자들의 의견을 적극적으로 묻고 경청하는 것이 중요합니다. "〇〇さんのご意見をお聞かせください"는 "〇〇님의 의견을 들려주십시오"라는 의미로, 특정 참가자의 의견을 묻는 표현입니다.
이 표현을 사용할 때에는 다음과 같은 점에 유의해야 합니다.
- 모든 참가자에게 고르게 의견 제시 기회를 제공하는 것이 좋습니다.
- 특정인의 의견을 강요하거나 무시하지 않는 것이 좋습니다.
- 다양한 의견을 수렴하여 회의 내용을 풍부하게 만드는 것이 좋습니다.
예를 들어, "田中部長、今回のプロジェクトの進捗状況について、ご意見をお聞かせください"와 같이 말할 수 있습니다.
4. 반응을 이끌어내는 표현(いかがでしょうか, ご不明な点はございませんか)
회의 진행 중에는 참가자들의 이해도를 확인하고 적극적인 참여를 유도하는 것이 중요합니다. "いかがでしょうか"는 "어떠십니까", "ご不明な点はございませんか"는 "불분명한 점은 없으십니까"라는 의미로, 참가자들의 반응을 이끌어내는 표현입니다.
이 표현을 사용할 때에는 다음과 같은 점에 유의해야 합니다.
- 참가자들이 편안하게 질문하거나 의견을 제시할 수 있는 분위기를 조성하는 것이 좋습니다.
- 참가자들의 질문에 성심성의껏 답변하고 추가 설명을 제공하는 것이 좋습니다.
- 참가자들의 의견을 존중하고 긍정적으로 평가하는 것이 좋습니다.
예를 들어, "ここまでで何かご質問はございますか。もしなければ、次の項目に移りたいと思います"와 같이 말할 수 있습니다.
5. 회의 마무리할 때(本日の内容をまとめますと…)
회의 마무리 시에는 회의 내용을 요약하고 정리하는 것이 중요합니다. "本日の内容をまとめますと…"는 "오늘의 내용을 요약하자면…"이라는 의미로, 회의 내용을 정리하는 표현입니다.
이 표현을 사용할 때에는 다음과 같은 점에 유의해야 합니다.
- 회의에서 논의된 주요 내용을 간략하게 요약하는 것이 좋습니다.
- 결정된 사항과 향후 진행 계획을 명확하게 전달하는 것이 좋습니다.
- 참가자들에게 다시 한번 감사를 표하고 회의를 마무리하는 것이 좋습니다.
예를 들어, "本日の内容をまとめますと、〇〇プロジェクトの進捗状況、〇〇課題の解決策、今後のスケジュールについて議論しました。決定事項は〇〇であり、今後の課題は〇〇です。皆様、本日はありがとうございました"와 같이 말할 수 있습니다.
6. 원활한 전화 회의를 위한 필수 표현 정리
성공적인 전화 회의를 위해서는 다양한 상황에 맞는 적절한 표현을 사용하는 것이 중요합니다. 다음과 같은 필수 표현을 익혀두면 효과적인 회의 진행이 가능합니다.
- 전화 연결 시: "お電話ありがとうございます。〇〇株式会社の田中です。"
- 상대방의 목소리가 잘 들리지 않을 때: "申し訳ございません。お声が少し遠いようですが、もう少し大きく話していただけますでしょうか。"
- 상대방의 말을 다시 듣고 싶을 때: "恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか。"
- 회의 종료 시: "本日はありがとうございました。また、よろしくお願いいたします。"