일본 비즈니스 환경에서 전화는 여전히 중요한 소통 수단입니다. 특히 부재중인 담당자에게 걸려온 전화를 정확하게 전달하는 것은 신뢰를 쌓고 원활한 업무를 위해 필수적입니다. 이 글에서는 일본어 전화 메시지를 놓치지 않고 완벽하게 전달하는 노하우를 소개합니다.
1. 부재중 메시지를 받을 때
일본어로 전화를 받을 때 담당자가 부재중인 상황이라면 다음과 같은 표현을 사용할 수 있습니다.
〇〇は外出しておりますが、伝言をお預かりしましょうか (〇〇는 외출 중입니다만, 전언을 맡아드릴까요?)
이 표현은 상대방에게 부재중 사실을 알리면서도 메시지를 전달받을 의향이 있음을 정중하게 나타냅니다. 또한 상대방이 메시지를 남길 수 있도록 배려하는 태도를 보여줍니다.
부재중 메시지를 받을 때는 다음과 같은 사항을 유의해야 합니다.
- 상대방의 회사명, 이름, 연락처를 정확하게 확인합니다.
- 용건을 간결하고 명확하게 메모합니다.
- 상대방이 메시지 전달을 원하는 시간을 확인합니다.
2. 상대방에게 전달할 내용을 정확하게 확인하는 법
상대방의 메시지를 정확하게 이해하고 전달하기 위해서는 몇 가지 효과적인 방법을 사용할 수 있습니다.
메시지를 받은 후에는 반드시 내용을 다시 한번 확인하는 것이 중요합니다. 특히 숫자, 날짜, 시간 등 중요한 정보는 반복해서 확인하여 오해의 소지를 줄여야 합니다.
모르는 단어나 표현이 있다면 상대방에게 다시 한번 물어보는 것을 주저하지 마세요. 정확한 이해는 정확한 전달의 첫걸음입니다.
상대방의 메시지를 메모할 때는 가능한 한 상세하게 기록하는 것이 좋습니다. 메모를 하면서 중요한 부분을 밑줄이나 별표 등으로 표시해두면 나중에 다시 확인할 때 도움이 됩니다.
3. 날짜, 시간, 장소 등 중요한 정보를 반복 확인하는 방법
전화 메시지에서 날짜, 시간, 장소는 매우 중요한 정보입니다. 이러한 정보를 정확하게 전달하기 위해서는 반복 확인이 필수적입니다.
상대방이 날짜와 시간을 말할 때 메모지에 적으면서 동시에 큰 소리로 따라 읽어보세요. 이렇게 하면 듣는 것뿐만 아니라 말하는 과정에서도 정보를 확인할 수 있습니다.
날짜를 확인할 때는 연도, 월, 일, 요일까지 꼼꼼하게 확인하는 것이 좋습니다. 특히 일본에서는 날짜 표기 방식이 한국과 다를 수 있으므로 주의해야 합니다.
시간을 확인할 때는 오전, 오후, 24시간 표기 방식 등을 정확하게 파악해야 합니다. 또한 장소를 확인할 때는 건물 이름, 층수, 호수 등 구체적인 정보를 확인하는 것이 좋습니다.
4. 전화 내용 요약 & 다시 확인하는 정중한 표현
상대방의 메시지를 요약하고 다시 확인하는 것은 정확한 전달을 위한 중요한 단계입니다.
상대방의 메시지를 요약할 때는 핵심 내용을 중심으로 간결하게 정리하는 것이 좋습니다. 불필요한 정보는 제외하고 중요한 사항만 요약하여 전달하는 것이 효율적입니다.
메시지를 요약한 후에는 다음과 같은 표현을 사용하여 상대방에게 다시 한번 확인해보세요.
〇〇様から〇〇についてご連絡があり、〇〇時に〇〇で会いたいとのことでよろしいでしょうか (〇〇님으로부터 〇〇에 대한 연락이 있었고, 〇〇시에 〇〇에서 만나고 싶다는 내용으로 맞습니까?)
이러한 확인 과정을 통해 오해의 소지를 줄이고 정확한 정보 전달을 할 수 있습니다.
5. 상대방의 메시지를 명확하게 전달하는 연습법
전화 메시지를 명확하게 전달하는 능력을 향상시키기 위해서는 꾸준한 연습이 필요합니다.
실제 전화 통화처럼 역할극을 해보는 것이 좋습니다. 친구나 동료와 함께 다양한 상황을 설정하고 서로 역할을 바꿔가며 연습해보세요.
녹음된 일본어 전화 통화 내용을 듣고 따라 말하는 연습도 효과적입니다. 실제 상황에서 사용되는 표현과 억양을 익힐 수 있습니다.
평소 일본어 뉴스나 드라마를 보면서 일본어 듣기 능력을 향상시키는 것도 도움이 됩니다. 다양한 상황에서 사용되는 표현과 억양을 자연스럽게 익힐 수 있습니다.
6. 실전 비즈니스 전화에서 부재중 메시지 전달하는 법
실제 비즈니스 전화에서는 더욱 침착하고 신중하게 메시지를 전달해야 합니다.
상대방에게 전화를 걸 때는 먼저 자신의 소속과 이름을 밝히고 용건을 간결하게 설명하는 것이 좋습니다.
부재중 메시지를 전달할 때는 메모한 내용을 바탕으로 정확하게 전달해야 합니다. 특히 중요한 정보는 다시 한번 강조하여 전달하는 것이 좋습니다.
메시지 전달 후에는 상대방에게 필요한 추가 정보가 있는지 확인하고 마무리하는 것이 좋습니다.